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如何做一个好的会务?

来源:https://www.hyhwsh.com/
发布时间:2019-11-19 13:47

  在说会务到底干啥之前,有一个认识需要先说。会务,本质是一种服务业。为什么说是服务业呢,代表交钱(会费),获得参与会议的机会。这个参与会议的机会在学术上的意义可能更加重大,但在会务上理所当然的包含享受酒店及会务团队服务的款项。

  而这些款项又转换成了场地费,备品费,以及各式各样的费用。说到底就是拿钱办事,这就是服务业。所以会务并不神圣,也不苦逼,他们只是服务业的从业人员,尽本分而已。不要想太多,按照其他知友的说法,“诚意”是服务业的第一要务,会务上也一样。并且,会务团队也应该有“妥协”精神。办会的过程中没有十全十美的,例如场地,什么都没问题的场地太贵,符合预算的场地又在部分方面有着不足(例如没有无线网),众口难调的时候,会务团队就需要进行必要的妥协,在这些条件下选择最符合这场会利益,最符合代表利益的结果。而这些不足的部分,会务团队有必要在力所能及的方面进行填补。

  “诚意”和“妥协”,是会务团队成员所具有的素质。除此之外,会务团队成员应该对酒店业及会展业常识有一定的了解。模联会议本质上也是会展业的一种,算作研讨会什么的也差不离,按照科班的准备方式和Checklist总不会错。去找个学旅游管理或者酒店管理的学长/学姐吧,会务总则就那么多,很简单。下面说说分则吧,这会很复杂的,慢慢看。我们先梳理一下办一场模联会所需要的会务方面的事项。我以高校主办院校会为例,这样会比较好处理。

  首先是管理层确定办会决心,设计规模(人数;会场数),设定地点(学校/酒店),设定参会人群(高中/大学;新手/老手;地域区分)。后勤团队开始寻找合适的会议举办地点,并与该地点所有者进行谈判及预订。此过程由于发生额巨大,应由财务团队及管理层进行审核,会签,审核通过后财务团队放款。各部门向财务团队申报预算,财务团队与管理层决定会议总预算,商定会费。技术团队确定会议VI设计,(如有需要)搭建会议网站及代表信息管理系统。代表管制团队按照之前的数据和经验预估代表人数及分布,供其他部门进行参考。

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